Política de tratamiento de la información

AI DATA SOLUTIONS SAS., persona jurídica legalmente constituida, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá́, D.C., Colombia, (en adelante “AI Data”), en su condición de Responsable, Encargado, Mandante y eventualmente Mandataria sobre el Tratamiento de los Datos Personales, ha adoptado la siguiente “POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN” que se expone a continuación:

1 CONSIDERACIONES GENERALES

El artículo 15 de la Constitución Política de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen Datos Personales de terceros a respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

Asimismo, el artículo 20 de la Constitución Política de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona, Responsable, Encargado, Mandante o Mandatario, de recibir información veraz e imparcial.

AI Data es una compañía cuyo objeto es ofrecer servicios de inteligencia artificial como servicio (AI as a service) a entidades públicas y privadas, así como desarrollar y aplicar innovaciones y tecnologías relacionadas y realizar cualquier operación propia para la ejecución de dichos servicios. Con ocasión del ejercicio de la actividad de la empresa, puede requerirse entre otros, recibir, recolectar, almacenar, usar, transferir, transmitir, entregar a terceros dentro y fuera del territorio de Colombia y, demás personas vinculadas o relacionadas con el objeto social y misional de la empresa y los efectos contractuales en los que se vea involucrado, los Datos Personales e información de propiedad de los Titulares de la información personal, la cual se define como aquella información que identifica a la persona natural que posee vínculos de carácter legal o contractual con AI Data se relaciona con ella o con otras personas.

En virtud de lo anterior, dentro del compromiso legal y corporativo de AI Data de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de ellas de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bancos de datos, AI Data ha diseñado esta Política de Tratamiento de la Información (la “Política”) en la que se describe y explica el Tratamiento dado a la información personal que se recolecta a través de los diferentes medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen en el ejercicio de la actividad de la empresa.

2 OBLIGATORIEDAD

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de AI Data, sus trabajadores, los contratistas y terceros que obren en nombre de AI Data.

Todos los trabajadores de AI Data deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones.

3 DEFINICIONES

Para efecto e interpretación de esta Política, de las obligaciones de AI Data, así como de las obligaciones y derechos de los Titulares, al amparo de las normas aplicables y de la voluntad contractual de las partes, se entiende por:

Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales: es la Superintendencia de Industria y Comercio- Delegatura para la Protección de Datos Personales.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Usuario y/o Titular del dato para llevar a cabo el Tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular otorgó Autorización.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Usuario y/o Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. El dato personal se clasifica en sensible, público, privado y semiprivado.

Dato personal sensible: información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como aquella que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

Dato personal público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los Datos Personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (artículo 26 del C.Co.). Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del Titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

Dato personal privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato. Ejemplos: documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

Dato personal semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

Encargado del Tratamiento: persona que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Entidades: entidades privadas o públicas con las cuales AI Data ha suscrito acuerdos comerciales para la prestación de servicios comerciales a dichas entidades.

Reclamo: solicitud del Usuario y/o Titular del dato o las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de Protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.

Requisito de procedibilidad: el Titular o causahabiente sólo podrá́ elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Seguridad de la Información: es el conjunto de medidas preventivas y reactivas de AI Data que permiten resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma.

Sistema de Protección de Datos: conjunto de procesos, políticas, procedimientos, controles y demás actividades definidas al interior de la organización establecidas para asegurar el adecuado cumplimiento del Régimen de Protección de Datos, en adelante SPD.

Titular del dato: es la persona natural o el Usuario a quien se refiere la información.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como, sin limitarse a: la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

Transmisión: tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

4 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Tratamiento de Datos Personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y con el objeto de desarrollar actividades permitidas por la ley. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad del Tratamiento de los mismos.

El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los Titulares de los datos a AI Data.

Principio de limitación de la recolección: sólo deben recolectarse los Datos Personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de Datos Personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (a) adecuados, (b) pertinentes y (c) acordes con las finalidades para las cuales fue previsto su Tratamiento.

Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad especifica.

Principio de temporalidad: los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando AI Data lo determine, serán actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

Principio de seguridad: cada persona vinculada con AI Data deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la empresa para otorgar seguridad a los Datos Personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso restringido: sólo se permitirá acceso a los Datos Personales a las siguientes personas:

Al Titular del dato.
A las personas autorizadas por el Titular del dato.
A las personas que por contrato, mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.

Principio de circulación restringida: sólo se puede enviar o suministrar los Datos Personales a las siguientes personas:

Al titular del dato.
A las personas autorizadas por el Titular del dato.
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: el Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley aplicable, en las demás disposiciones que la desarrollen y la presente Política.

5 TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

Dependiendo de su relación con AI Data (por ejemplo, cliente, proveedor, contratista, mandante, mandatario, agente, intermediario, representante o apoderado, o bien otra persona que posea relaciones con AI Data con ocasión del ejercicio de su actividad), la información personal recopilada sobre las personas antes designadas puede incluir lo siguiente:

Identificación general e información de contacto:

Datos no sensibles como: nombre, dirección, dirección IP, correo electrónico, mensaje de datos, teléfono, sexo, estado civil, entorno familiar, fecha de nacimiento, metadata, datos relacionados con el dispositivo electrónico utilizado (teléfono móvil, computadora, tableta, entre otros), información de uso de su dispositivo electrónico y comportamiento, datos de geolocalización, perfilamiento, nivel educativo, traza digital de su correo electrónico, atributos físicos, registros de actividad, historial laboral, información financiera, habilidades y experiencia, licencias profesionales y afiliaciones.

Números de Identificación expedidos por organismos o agencias gubernamentales:

Número de cédula de ciudadanía, número de pasaporte, número de identificación tributaria, número de libreta militar u otro número de identificación que se considere como público o esté disponible al público mediante mecanismos de consulta físicos o electrónicos

Si en cualquier momento el Usuario y/o Titular de los Datos desea revocar esta autorización, lo podrá solicitar a través de los canales dispuestos en la presente Política.

6 FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AI Data utilizará la información personal para cumplir con las obligaciones contractuales y legales, y para desarrollar las actividades propias de su objeto social. AI Data también podrá Tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:

a) Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular de los datos con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios.

b) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual con AI Data , respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por AI Data que el Titular haya o no adquirido, o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así como para dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;

c) Evaluación, mantenimiento y mejora continua de las soluciones de AI Data.

d) Envío de información comercial y publicitaria de carácter general sobre los productos y servicios de AI Data , así como de Aliados o Entidades que sean afines con las necesidades, gustos y preferencias del Usuario.

e) Procesamiento de los datos personales y/o datos personales sensibles, con el propósito ejecutar los procesos que deseen adelantar entidades públicas o privadas clientes de AI Data.

f) Realizar actividades de mercadeo, ventas y promocionales.

g) Implementar estrategias de relacionamiento y/o segmentación con clientes, proveedores y otros terceros con los cuales AI Data tenga relaciones contractuales o legales.

h) Mejorar productos y servicios u ofertar nuevos productos, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con AI Data o aquel que llegare a tener.

i) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de AI Data o empresas vinculadas y los aliados comerciales de AI Data;

j) Dar a conocer, Transferir y/o Trasmitir Datos Personales dentro y/o fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de AI Data o a terceros, entidades clientes, como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, o para implementar servicios de computación en la nube.

k) Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de AI Data mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior, AI Data utilizará los Datos Personales para los siguientes fines: (a) dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; (b) cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; (c) implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales. Estas finalidades aplicarán para los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de AI Data mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual.

l) Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares de datos.

m) Tratar la información personal suministrada con fines de estadística y analítica, gestión de riesgos, gestión de identidades, prevención del fraude y/o la suplantación de identidad, perfilamiento de riesgo de fraude /o suplantación de identidad, y/o transmitir y/o transferir dicha información y/o los resultados de su análisis con Entidades para permitirles a éstos gestionar los riesgos de fraude y/o suplantación de identidad, siempre con la autorización previa, expresa e informada del Titular de los Datos.

n) Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.

o) Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.

p) Enviar información importante acerca de cambios en las políticas, otros términos y condiciones, y otra información de carácter administrativo o comercial.

q) De acuerdo con las obligaciones legales y corporativas de AI Data para prevenir, detectar e investigar delitos, incluidos fraude y lavado de dinero, y analizar y gestionar otros riesgos comerciales.

r) Llevar a cabo estudios técnico – actuariales, estadísticas, investigaciones, analítica y análisis de mercado.

s) Administrar la infraestructura y las operaciones comerciales; y cumplir con las políticas y procedimientos internos, incluidos aquellos relacionados con auditorias, finanzas, contabilidad, facturación, cobro, sistemas de tecnología de la información, alojamiento de datos, sitios web, continuidad del negocio; y gestión de registros, documentos e impresión.
t) Resolver quejas y tramitar solicitudes de acceso a datos o corrección de los mismos.

u) Cumplir con las leyes y las obligaciones regulatorias aplicables, tales como las relativas a la lucha contra el lavado de dinero y el terrorismo; cumplir con procesos legales, y responder a las peticiones de las autoridades públicas y gubernamentales.

v) Defender los derechos, privacidad, seguridad y/o propiedad de AI Data, así como de sus clientes, usuarios, socios, proveedores o contratistas en caso de presentarse cualquier controversia en que la información pueda aportarse como acervo probatorio y obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar a AI Data.

w) Entregar, Transferir o Transmitir Información Personal dentro y fuera del territorio colombiano a empresas del cual AI Data hace parte, proveedores, terceros que actúan en calidad de encargados del tratamiento para la prestación de servicios de procesamiento, alojamiento, seguridad de la información, prevención del fraude, llevar un control de calidad de los servicios prestados y unificar corporativamente el manejo de la información.

7 TRANSFERENCIA Y/O TRANSMISIÓN NACIONAL Y/O INTERNACIONAL DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

AI Data puede tratar, compartir, transmitir, entregar, suministrar, transferir o divulgar la información personal, dentro y fuera del territorio colombiano, siempre y cuando el país de destino ostente niveles adecuados de Protección de Datos, y de acuerdo con las finalidades legales, contractuales con el Titular, así como con las enunciadas en el Numeral 6 de la presente Política, siempre y cuando cuente con la Autorización del Titular:

Otras firmas o empresas:

En el desarrollo de la comercialización, mercadeo, cumplimiento de los contratos, y/o en general desarrollo de su objeto social, AI Data puede poner la información personal a disposición de terceros, como firmas, abogados o empresas que ayuden al desarrollo misional de la firma y a otros agentes, representantes designados, socios comerciales e instituciones financieras, sociedades de valores y otros socios comerciales. En cualquiera de esos casos, AI Data tomará las medidas necesarias para que esas otras aseguradoras y distribuidores conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente concernientes a la relación comercial con AI Data (y solamente mientras esta dure) y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente, a menos que la Autorización conferida por el Titular del dato sea lo suficientemente amplia como para que abarque un Tratamiento con finalidades diferentes.

Proveedores de servicios:

Terceros externos proveedores de servicios, tales como contadores, auditores, expertos, abogados y otros asesores externos profesionales; proveedores de servicios de centros de llamadas; proveedores de servicios de sistemas de tecnología de la información, apoyo, almacenamiento y alojamiento de la información; proveedores de servicios de impresión, publicidad, comercialización e investigación de mercado, y análisis; bancos e instituciones financieras que atiendan las cuentas de AI Data , terceros administradores de reclamaciones; proveedores de gestión de documentos y registros; ingenieros, inspectores, asesores legales, y otros vendedores y proveedores de servicios externos que presten su colaboración para llevar a cabo las actividades comerciales. En cualquiera de esos casos y sin perjuicio de la obligación de observar el secreto profesional en los casos que así corresponda, AI Data tomará las medidas necesarias para que esos proveedores de servicios conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente concernientes a la relación comercial con AI Data (y solamente mientras esta dure) y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente, a menos que la Autorización conferida por el Titular del dato sea lo suficientemente amplia como para que abarque un Tratamiento con finalidades diferentes.

Autoridades gubernamentales y terceros implicados en acciones judiciales:

AI Data también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, otros abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad o los de terceros aliados; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar a AI Data .

Aliados Estratégicos:

AI Data también podrá compartir información personal con los aliados estratégicos del negocio de acuerdo con lo que se establezca en los contratos o acuerdos celebrados con dichos Aliados.

8 DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido, o no haya sido autorizado, mediante la presentación de la respectiva queja o reclamo de acuerdo con lo dispuesto en la presente Política.

b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10° de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.

d) Presentar ante la SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en la Legislación vigente, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante AI Data previsto como requisito de procedibilidad en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

e) Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable ha incurrido en conductas contrarias a la ley, a la Constitución o cuando no exista una obligación legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos del Responsable, Encargado. Mandante o Mandatario.

f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

9 DEBERES DE AI DATA CUANDO OBRA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que AI Data está obligada a cumplir con los deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

9.1 Deberes de AI Data respecto del Titular del dato

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus Datos Personales.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.

Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos Personales;
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

Velar por la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales.

Observar los principios de veracidad o calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Actualizar la información cuando sea necesario.
Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.

9.2 Deberes de AI Data cuando realiza el Tratamiento a través de un Encargado

Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

9.3 Deberes de AI Data respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

Informar cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de Protección de Datos Personales.

10 DEBERES DE AI DATA CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Si AI Data realiza el Tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) como encargado o mandatario o figura equivalente, deberá cumplir los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.

Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo; conforme el literal d. del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política.

Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente Política.

Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.

Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11 DE LA AUTORIZACIÓN

AI Data deberá obtener de parte del Titular su Autorización previa, expresa e informada para recolectar y Tratar sus Datos Personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública. Para obtener la Autorización deberán seguirse las siguientes instrucciones:

En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo.

El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles;

Los derechos que le asisten como Titular previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;

La identificación y dirección electrónica de AI Data .

En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del Titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, PQR, mensajes de datos o Apps.

Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento.

La Autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que este otorgó su consentimiento para el Tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita(n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.

12 SEGURIDAD

AI Data adoptará las medidas técnicas, físicas, legales, humanas, administrativas y organizativas correspondientes, que guarden relación con las leyes de privacidad y seguridad de los datos para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Si los Titulares consideran que su interacción con AI Data ya no es segura (por ejemplo, si creen que la seguridad de su información personal podría estar comprometida), deberá notificar inmediatamente a AI Data.

Cuando AI Data proporcione información personal a un proveedor de servicios, este será seleccionado cuidadosamente y deberá utilizar las medidas adecuadas para proteger la confidencialidad y seguridad de la información personal.

13 RETENCIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL

AI Data adopta medidas razonables para garantizar que la información personal procesada sea confiable para el uso pretendido, preciso y completo según sea necesario para llevar a cabo los fines descritos en esta Política de Tratamiento de la Información. AI Data mantendrá la información personal de los Titulares de la Información durante el periodo que sea necesario para cumplir con los fines establecidos en esta Política de Tratamiento de la Información y hasta por 10 años con fines de respaldo en atención a los requerimientos legales correspondientes, salvo que los contratos, la ley vigente o las buenas prácticas exijan o permita un periodo de retención mayor.

14 INFORMACIÓN PERSONAL DE OTRAS PERSONAS

Bajo principio constitucional de buena fé, si se proporciona información personal a AI Data en relación con otras personas diferentes de quien la otorgue, este manifiesta contar con el consentimiento legalmente necesario para entregarla y que AI Data pueda realizar su recopilación, uso, divulgación, transmisión y Transferencia de información personal de las otras personas.

15 ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Los Titulares de la información tienen derecho a acceder a su información personal, actualizarla, corregirla, oponerse a su uso o solicitar su eliminación o supresión. Para tal efecto se podrán comunicar con AI Data por correo electrónico a datos@aidatasolutions.co, ante cualquiera de estas necesidades o si tiene preguntas o inquietudes sobre el Tratamiento de la información personal. La respuesta a su comunicación se dará dentro de los términos y condiciones de la normatividad aplicable sobre la materia.

16 PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A ACCEDER, CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

A continuación se detallan los procedimientos para que los Titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la Autorización:

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de AI Data.

Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Por estipulación a favor de otro o para otro.

CONSULTAS: los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos en poder de AI Data, y ésta, en su condición de Responsable y/o Encargada del Tratamiento, deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la Identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por AI Data, siempre y cuando se pueda mantener prueba de la fecha de recepción de la consulta y de la identidad del solicitante.

Una vez verificada la identidad del Titular se le suministrarán los Datos Personales requeridos. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS: el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos que se encuentre en poder de AI Data deba ser objeto de actualización, corrección o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante AI Data en su calidad de Responsable y/o Encargada del Tratamiento. Dicho reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a AI Data con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite, y acompañando los documentos o pruebas pertinentes que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

TRASLADO DEL RECLAMO: en caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

TÉRMINO PARA LA ATENCIÓN DE UN RECLAMO: el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Tales respuestas deben ser remitidas a la dirección señalada por el Titular en el momento de presentar su solicitud y, en el caso de que no la haya especificado, a la última dirección registrada. En caso de que las peticiones o los reclamos se presenten por medios electrónicos o verbalmente, podrán resolverse por el mismo medio, para lo cual se debe conservar copia de la respuesta o de la respectiva grabación.

17 CAMBIOS A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

AI Data revisará la Política de Tratamiento de Información periódicamente y se reserva el derecho de actualizarla en cualquier momento para incorporar los cambios a que haya lugar de conformidad con los requisitos legales.

Para tal propósito en la parte inferior de esta Política de Tratamiento se indicará la fecha de actualización de la misma. AI Data entiende que el Titular de la información ha revisado y prestado su consentimiento acerca de las actualizaciones que se realicen a la Política por el hecho de acceder al sitio web, enviar una comunicación a AI Data o realizar cualquier gestión ante AI Data respecto de algún servicio. De todas formas, AI Data recomienda acceder periódicamente al sitio web para consultar esta Política con el fin de que el Titular conozca las actualizaciones de la misma y recuerde los términos y condiciones en los que se realiza el Tratamiento de la información personal.

18 LEY Y JURISDICCIÓN

La presente Política se rige por lo previsto en la ley colombiana y cualquier controversia relacionada con o derivada de la misma, se someterá al conocimiento de la justicia ordinaria de la República de Colombia.

19 FECHA DE ENTRADA EN VIGOR

Esta política entrará en vigencia a partir del 1 de abril de 2024.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.